Datenschutzordnung des Turnerbundes Ruit 1892 e.V.

1.  Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Turnerbund Ruit 1892 e.V. (nachfolgend auch der
„Verein“) zur Erfüllung der in der Satzung festgelegten Zwecke und Aufgaben des Vereins unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes und des baden-württembergischen Landesdatenschutzgesetzes folgende Angaben auf

• Name
• Geschlecht
• Wohnanschrift
• Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, Telefaxnummer und E-Mailadresse
• Geburtsdatum
• Beitrittsdatum
• Abteilungszugehörigkeit
• Bankverbindung

2. Von Beschäftigten einschließlich Übungsleitern, Geschäftsführern und Vorstandsmitgliedern
nimmt der Verein die in Ziffer 1 genannten Angaben sowie Daten zu Lehrgängen / Lizenzen
und erteilten Trainings- und Übungsstunden auf, soweit dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

3. Der Verein ist berechtigt, von Ligaspielern und Kaderathleten folgende weitere Angaben zu
erheben: Nationalität mit Meldebestätigung oder Ausweiskopie, Spielberechtigung, Teilnahme
an Wettkämpfen und Ligaspielen, Passfoto, Bestätigung des/der gesetzlichen Vertreter(s) und
Bescheinigung des Hausarztes oder eines Sportarztes.

4. Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder (wie Spender, Lieferanten,
Aushilfsspieler, Besucher von Kursen, Lehrgängen, Wettkämpfen oder Zuschauer) werden
von dem Verein grundsätzlich nur erhoben, wenn dies zur Wahrnehmung berechtigter Interessen des Vereins erforderlich ist und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene
Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

5. Die in Ziffern 1 bis 4 genannten Informationen werden in dem vereinseigenen EDV-System
pro-Winner Vereinsverwaltung oder einem Nachfolgesystem gespeichert, wobei jedem Vereinsmitglied eine Mitgliedsnummer zugeordnet wird. Sie werden vom Verein auf aktuellem
Stand gehalten, wenn dem Verein eine Änderung gemeldet wird oder dem Verein eine Änderung auf anderem Wege bekannt wird, und werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen wie Passwortschutz, Internet-Firewall und Datensicherungen vor der
Kenntnisnahme Dritter, vor Verlust, Beschädigung und Missbrauch geschützt.

6. Die in Ziffern 1 bis 4 genannten Informationen werden an Vorstandsmitglieder und sonstige
Mitglieder zur Verfügung gestellt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die
Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert, wobei der Umfang der Informationen auf den zur Ausübung der Funktion erforderlichen Umfang begrenzt wird. Für den Fall des Wechsels eines
Funktionsträgers wird der Funktionsträger zur Löschung oder Weitergabe an seinen Nachfolger verpflichtet. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Informationen zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, die Adressen nicht zu anderen Zwecken zu verwenden.

7. a) Als Mitglied des Württembergischen Landessportbundes e.V. (WLSB) ist der Verein verpflichtet, Daten seiner Ligaspieler und Kaderathleten an den WLSB und an dessen Sportfachverbände und Kampf-/Schiedsrichter sowie Staffelleiter zu melden. Diese dienen der Beantragung, Ausstellung und Änderung von Spielerpässen und Startpässen, der Entscheidung über
Doppelspielrechte, der Anmeldung zu Ligaspielen und Wettkämpfen, der Anmeldung von
Trainings bei Landestrainern und vergleichbaren Verbandszwecken. Übermittelt werden dabei

• Name und Vorname,
• Geburtsdatum bzw. Alter
• Geburtsort
• Geschlecht
• Anschrift
• Nationalität mit Meldebestätigung oder Ausweiskopie
• Passfoto
• Bankdaten
• Vereinszugehörigkeit, Vereinsmitgliedsnummer und Turngau
• Bestätigung des/der gesetzlichen Vertreter(s) und
• Bescheinigung des Hausarztes oder eines Sportarztes.

b) Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungs-
/Jugendleitern und deren Vertretern, Trainern und deren Assistenten) werden gemeldet

• Name und Vorname,
• Geburtsdatum bzw. Alter,
• Anschrift,
• Telefonnummer,
• E-Mail-Adresse,
• die Bezeichnung ihrer Funktion im Verein sowie
• Daten zu Lehrgängen / Lizenzen und erteilten Trainings- und Übungsstunden.

c) Im Rahmen von Ligaspielen, Spielrunden, Wettkämpfen oder Turnieren meldet der Verein an
den WLSB und dessen Sportfachverbände Spielergebnisse, Torschützen und besondere Ereignisse wie z.B. Platzverweise usw.

d) Wenn im Rahmen der Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern der Verein oder der Kooperationspartner den Mitgliedern des Vertragspartners einen oder mehrere Vorzugstarife anbietet, überprüfen der Verein und der Kooperationspartner in angemessenen Abständen das
Bestehen bzw. das Weiterbestehen der Mitgliedschaft und tauschen hierzu Name, Wohnanschrift, Geburtsdatum und bei sportartspezifischen Kooperationen die Sportart aus.

e) Bei der Antragstellung für Zuschüsse und Fördermittel gibt der Verein, falls im Antragsverfahren vorgeschrieben, an seinen Dachverband oder an Sportfachverbände oder deren Untergliederungen oder an staatliche oder kommunale Einrichtungen Übungsleiter- und Teilnehmerlisten mit Angaben über Name und Vorname, Geburtsdatum bzw. Alter, Anschrift und ggf. Sportart weiter.

f) Der Verein nutzt im Rahmen seiner Datenverarbeitung für folgende Aufgaben Datenbankserver und Rechenzentren externer Dienstleister:

• Mitgliederverwaltung,
• Versand von Vereinsrundschreiben über elektronische Post (Newsletter) an Empfänger, die
  sich für den Bezug registriert und ihr Einverständnis mit dem Bezug erteilt und nicht widerrufen haben,
• Videokonferenzen für interne Besprechungen sowie fallweise als Ersatz für PräsenzSitzungen und -Versammlungen und als Ersatz für die Durchführung von PräsenzSportangeboten,
• Supportanfragen zur Lohnabrechnung von Festangestellten einschließlich der Erstellung von Lohnsteuermeldungen und Sozialversicherungsmeldungen.

Der Verein setzt dabei nur Auftragsverarbeiter ein, die ihren Sitz innerhalb der Europäischen
Union haben, eine hinreichende Garantie für eine datenschutzkonforme Datenverarbeitung gewährleisten und dies durch eine entsprechende Zertifizierung nachweisen. Der Verein hat mit
allen Dienstleistern vor Beginn der Datenverarbeitung eine individuelle Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen, die ein Weisungsrecht des Vereins und ein Recht des
Vereins zur Überwachung der Auftragsverarbeiter begründen. Alle Auftragsverarbeiter haben
das von ihnen eingesetzte Personal auf das Datengeheimnis zu verpflichten und dem Verein
den beabsichtigten Einsatz von Subunternehmen vorab mitzuteilen, wobei es dem Verein vorbehalten bleibt, gegen die geplante Einbeziehung eines Subunternehmens Einspruch zu erheben.

8. Der Verein informiert im Rahmen seiner Pressearbeit die Stadtrundschau Ostfildern und die
örtliche Presse über die Ergebnisse von Veranstaltungen, Versammlungen und Wahlen, Wettkämpfen und Feierlichkeiten durch Übermittlung folgender Daten:

• Vorname und Name, Geschlecht und Geburtsjahr von Spielern und Athleten,
• Ablauf der Veranstaltung,
• Spiel-/Wettkampfergebnis und Bilanz (Rangliste) bzw. Wahlergebnis,
• Vorname, Name und Kontaktdaten von Mitgliedern mit besonderen Aufgaben,
• Verein und
• Mannschaft.

Diese Informationen können überdies aktuell auf der Internetseite und in Broschüren und Publikationen des Vereins, durch Aushang und in sozialen Netzwerken veröffentlicht und an die eingesetzten Spieler/Athleten bzw. deren gesetzliche Vertreter weitergegeben werden.

9. Eine weitergehende Weitergabe wie beispielsweise der Austausch von Mitgliederlisten, Fotos
und privaten Ereignissen innerhalb der Abteilungen oder in sozialen Netzwerken oder deren
Aushang bedarf des Einverständnisses der betroffenen Personen.

10. Jedes Mitglied und Nichtmitglied hat gegenüber dem Vorstand ein Recht auf Auskunft über die
über ihn gespeicherten Daten in maschinell lesbarer Form und im Falle unrichtiger Daten ein
Korrekturrecht.

11. Jedes Mitglied und Nichtmitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand der Speicherung und
Verarbeitung seiner Daten und der in den Ziffern 6 und 7 geregelten Weitergabe und Veröffentlichung widersprechen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerspruch erfolgten Speicherung,
Verarbeitung, Weitergabe und Veröffentlichung wird von dem Widerspruch nicht berührt. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied oder Nichtmitglied
eine weitere Speicherung, Verarbeitung, Weitergabe und Veröffentlichung, mit Ausnahme

a. der Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe von Daten, die für die Begründung
und Durchführung zwischen dem Mitglied oder Nichtmitglied und dem Verein bestehender Vertragsverhältnisse (einschließlich der Mitgliedschaft) oder rechtsgeschäftsähnlicher Schuldverhältnisse erforderlich sind, und

b. der Weitergabe von Ergebnissen aus Ligaspielen, Spielrunden, Wettkämpfen und
Turnieren sowie Versammlungen und Wahlen.

12. Im Falle einer unzulässigen Speicherung von Daten werden die betroffenen Daten unverzüglich
gelöscht. Bei Ausscheiden oder im Todesfall werden die Daten des Mitglieds oder Beschäftigten
nebst Mitgliedsakten aufgrund ihrer Bezüge zur Kassenverwaltung gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab Todesdatum bzw. ab der schriftlichen Bestätigung
des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt und sodann gelöscht. Zu Archivzwecken dürfen
personenbezogene Daten darüber hinaus vom Verein aufbewahrt werden, wenn die Aufbewahrung im berechtigten Interesse des Vereins liegt und keine Anhaltspunkte erkennbar sind, dass
die Person ein überwiegendes Interesse an einer Löschung hat.

13. Verstöße gegen die Regelungen dieser Ordnung, insbesondere unberechtigte Zugriffe durch
Dritte, sind unverzüglich nach Bekanntwerden dem Vorstand anzuzeigen. Der Vorstand beschließt innerhalb von 72 Stunden über das weitere Vorgehen und eine ggf. erforderliche Meldung an die für den Verein zuständigen Aufsichtsbehörden